この仕組みはエクセルのリンク機能を用いたものなのですが
リンクは必ず相対パスで書く/設定するようにしてください。
なぜなら引っ越しやバックアップが楽になります。
インデックスファイルの位置と各ファイルの階層関係とディレクトリ名/ファイル名さえ変えなければ、どこに移動したって、このリンク構造は維持されます。
そして、このリンクが肝なので、リンクが崩れないように一度決めたディレクトリ名は変えないようにしてください。
あと、新しいファイルが上に来るようにしてください。
行を追加する時は必ずヘッダの下
朝、インデックスファイルを開いた時、昨日までやってたことがすぐ目の前に表示されます。